2.1 档案整理
2.1.1 提卷
档案从库房的排架上,按档案分类顺序填单、下架、清点、排列装入有编号的档案箱内,形成档案下架清单,清楚记录档案号和箱号。档案从客户库房运出开始,经过整理和数字化,最后归还客户档案库房,这整个过程要保证档案不损坏、不丢失、不泄密。
2.1.2 查卷
对实体档案进行检查,首先要查看档案信息是否清晰、完整。档案的纸张如果破损严重,需要先进行修复,然后再进行扫描,并进行记录。
2.1.3 档案拆分及标记
对档案进行拆分整理,清除档案资料中的金属物,避免扫描时金属物损坏扫描仪。拆分后按原顺序放回盒内,保证分类档案不离盒,以免造成资料混乱。
2.1.4 编写页号
1、档案排序:根据甲方的档案资料分类对档案进行排序的校验工作,核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况(纸张状况、照片页、图表页)。
2、编页码原则:以卷为扫描最小文件夹单位,每卷按页编页码。即对每个需要扫描页以每卷文件为单位,页码都是从“1”开始,依次编码,页码写于每页文件的正面的右下角,反面的左下角。确保页码位置统一、整齐。
2.2 档案扫描
档案扫描以卷为单位,依据国家档案局下发的《纸质档案数字化技术规范》要求,对页面为黑白两色,并且字迹清晰、不带插图的档案,采用200dpi——300dpi分辨率黑白二值模式进行扫描;对页面为黑白两色但字迹清晰度差或带有插图的档案,以及页面为多色文字的档案,采用灰度或彩色模式扫描。
扫描时应根据档案纸张的质地、底色、薄厚程度、幅面大小等不同情况,对扫描明暗度、对比度进行设置,保证档案扫描图像整洁、清晰,保证图像与原件一致。
2.3 电子档案修图
电子档案修图工作内容包括:图像优化、自动纠偏、黑边裁剪、自动补边(角)。对已经完成扫描且保存为电子档案的文件进行纠偏、去污、拆边等处理,确保电子档案端正、干净。图像处理后应保证图像信息与原档案内容完全一致。
2.4 档案信息著录
按照整理材料中的十项材料内容著录,具体内容为:按页著录提名、材料名称、材料制定时间、份数、页数,最终形成目录表格,打印订附于档案资料首页。
2.5 质量检测
保证每页图像清晰无误,无黑边,无裁剪漏项,漏扫页码,检查时与纸质版本一一对应。对于扫描且编辑修复完成的电子档案,依据档案的原貌信息,检查电子档案的信息。
2.6 档案装订上架
2.6.1 档案装订、粘贴封条、加盖封章
档案装订严格按照恢复档案原貌的原则装订,不得多页少页,不得损毁档案,档案辅料原样装回。
2.6.2 装贴检查
检查装订、封装质量:多页少页、恢复原貌、牢固、整齐。
三、售后保障